很不幸，這次你們組的項(xiàng)目交付又延期了。

你和每一次項(xiàng)目延期交付時(shí)一樣，在工位上沉默，在低氣壓的會(huì)議室和組員復(fù)盤。

在你的計(jì)劃中，組員應(yīng)該像一套房子的裝修隊(duì)那樣，按照你給出的設(shè)計(jì)圖一步步執(zhí)行計(jì)劃，直到整座房子裝修完成，進(jìn)而等待驗(yàn)收。

可是你的「裝修隊(duì)」出現(xiàn)了問(wèn)題。

每個(gè)人看到了設(shè)計(jì)師的規(guī)劃圖之后，很快就能理解自己要做的工作是什么，并且已經(jīng)開(kāi)始謀劃從哪里入手。

但很快問(wèn)題就出現(xiàn)了，在執(zhí)行的時(shí)候，墻面的油漆還沒(méi)有刷完，鋪地板的已經(jīng)開(kāi)始工作了，這個(gè)時(shí)候，運(yùn)送家具的隊(duì)伍又著急忙慌地趕來(lái)了，但是屋子里都還是半毛坯房的狀態(tài)，于是乎家具又只能在外面等著...

各個(gè)團(tuán)隊(duì)擠作一團(tuán)，每個(gè)人都在強(qiáng)調(diào)著自己的重要性，并且對(duì)裝修的先后順序有著自己的看法，對(duì)工作的方式也都堅(jiān)持著自己的一套原則。身為管理者的你只能在各個(gè)團(tuán)隊(duì)里來(lái)回穿梭，協(xié)調(diào)大家的工作方式與時(shí)間，同時(shí)又要不斷催促項(xiàng)目進(jìn)展...

挺窒息的，不是嗎？

經(jīng)過(guò)一而再再而三地協(xié)調(diào)，項(xiàng)目終于可以按部就班進(jìn)行了，可是這個(gè)時(shí)候，離「交房」日期只有幾天的時(shí)間了。
問(wèn)題出在了哪里？

回顧一下「裝修隊(duì)」的工作過(guò)程，你或許能發(fā)現(xiàn)一些端倪：

- 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和研發(fā)團(tuán)隊(duì)之間的溝通存在各種障礙。不同的工作模式和管理工具導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)間信息隔離，研發(fā)進(jìn)度黑盒，僅靠團(tuán)隊(duì)間詢問(wèn)式溝通，風(fēng)險(xiǎn)判斷滯后，交付一再延期，團(tuán)隊(duì)間信任度受損，客戶滿意度和回款進(jìn)度難以保障。

- 不同組織架構(gòu)、規(guī)模、工作模式的團(tuán)隊(duì)，對(duì)項(xiàng)目管理的理解和做法各不相同，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也沒(méi)有合適的項(xiàng)目管理工具可用。

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，「沒(méi)有工具可用+團(tuán)隊(duì)溝通不暢」導(dǎo)致了一系列問(wèn)題。

既然問(wèn)題找到了，那么該如何解決呢？
你會(huì)怎么做？

你可能會(huì)想到，是否可以使用市面上熱門的管理工具來(lái)管理項(xiàng)目，進(jìn)而提升效率？以軟件項(xiàng)目交付為例，比如：

- Project/Teamwork：用于項(xiàng)目里程碑、項(xiàng)目任務(wù)（wbs）拆解

- JIRA/Teambition/TAPD：用于敏捷迭代管理

- Odoo：用于工時(shí)統(tǒng)計(jì)

- Excel：用于收集項(xiàng)目需求、問(wèn)題

從某種意義上來(lái)說(shuō)，這些都是市面上比較主流或熱門的工具，同時(shí)也是處理對(duì)應(yīng)任務(wù)時(shí)，公認(rèn)的比較好用的軟件。類比到「裝修隊(duì)」的例子里，你可以理解為，團(tuán)隊(duì)采購(gòu)了最好的裝修材料、使用了最先進(jìn)的裝修工具。

但是，把各種好用的、熱門的工具堆疊在一起，真的能為項(xiàng)目帶來(lái)效率成倍提升的效果嗎？

事實(shí)上，多種工具必然會(huì)帶來(lái)一些問(wèn)題，比如：

1、數(shù)據(jù)孤島

不同環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)分散于不同的系統(tǒng)中，彼此獨(dú)立形成數(shù)據(jù)孤島。當(dāng)項(xiàng)目范圍、成本、進(jìn)度發(fā)生變更時(shí)，上下游無(wú)法及時(shí)同步、對(duì)齊信息，導(dǎo)致潛在風(fēng)險(xiǎn)被掩蓋，管控滯后。

2、統(tǒng)計(jì)成本巨大

為統(tǒng)計(jì)多個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行成本、進(jìn)度、質(zhì)量，需要花費(fèi)數(shù)小時(shí)手動(dòng)導(dǎo)出各工具內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行拼湊、匯總，在數(shù)據(jù)的海洋中疲于奔命。

3、業(yè)務(wù)限制

常見(jiàn)的項(xiàng)目管理工具內(nèi)置了既定的管理流程，無(wú)法完全貼合不同公司獨(dú)特的項(xiàng)目管理流程和可能的變數(shù)，常需要靠其他工具彌補(bǔ)。結(jié)果是工具越堆越多，流程越來(lái)越亂。

4、采購(gòu)成本高

多系統(tǒng)采購(gòu)成本高昂，如果你有一個(gè) 30 人的研發(fā)團(tuán)隊(duì)，每年的項(xiàng)目管理系統(tǒng)、研發(fā)敏捷管理系統(tǒng)、客戶問(wèn)題管理系統(tǒng)采購(gòu)成本高達(dá)數(shù)萬(wàn)元甚至數(shù)十萬(wàn)元。

與此同時(shí)，低效溝通的問(wèn)題仍然沒(méi)有得到解決：

- 項(xiàng)目經(jīng)理和研發(fā)團(tuán)隊(duì)依然在依靠發(fā)文件、發(fā)信息、打電話，低效且極易產(chǎn)生信息遺漏和理解偏差；

- 項(xiàng)目經(jīng)理無(wú)法及時(shí)獲知研發(fā)進(jìn)度，把控研發(fā)風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)判斷和應(yīng)對(duì)措施滯后，影響項(xiàng)目的按時(shí)交付和回款。